मेलिंग शिष्टाचार | Mailing Etiquettes

एक योग्य, समुचित, स्वच्छ ईमेल लिखना अपने आप में एक कला है। आपके द्वारा लिखे गए ईमेल और उनके जवाब/उत्तर आपके बारे में एक धारणा पैदा करने की शक्ति रखते है, इसलिए यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आप मौलिक, आधारभूत मेलिंग शिष्टाचार सीखें।

मेलिंग शिष्टाचार के अंतर्गत निम्न बातों का ध्यान रखना चाहिए –

स्वयं का परिचय | Introduce Etiquettes –

यह आवश्यक नहीं है कि जिसे आप ईमेल लिख रहे हो वो आपको जानता हो इसलिए किसी को पहली बार मेल लिखते समय आपको संक्षेप में अपना परिचय देना चाहिए, साथ ही ईमेल लिखने के उद्देश्य भी प्रकट करना चाहिए।

Subject Line को जांचे | Check Your Subject Line –

यह बहुत महत्वपूर्ण है कि आपकी सब्जेक्ट लाइन आपके ईमेल का सही उद्देश्य दर्शाती हो। आपके ईमेल का जवाब अधिकतर subject line देख कर दिया जाता है। अगर आपको कोई ईमेल आया है जिसमे सब्जेक्ट लाइन ठीक नहीं है तो आपको उस ईमेल का उत्तर देने से पहले उसकी सब्जेक्ट लाइन ठीक करनी चाहिए, इससे यह सुनिश्चित होगा कि ईमेल का विषय सही है।

“To” और “CC” के अंतर को समझें | Understand the difference “To” and “CC” –

जितने लोगों को आप ईमेल भेजते हैं, उतनी ही आपको ईमेल का जवाब मिलने की संभावना कम हो जाती है। आप अपनी ईमेल ड्राफ्ट करते समय “To” में उन्ही लोगों को शामिल करे जिनको आप मेल पढ़ाना चाहते हो और उनसे उत्तर (response) पाना चाहते हो।

इसी तरह “CC” में उन्ही लोगों को शामिल करें जिनको आप ईमेल सिर्फ जानकारी के लिए भेजना चाहते हो। “BCC” का उपयोग सोच समझ कर करें, जिन लोगों को आप “BCC” में शामिल करते है उनका नाम दूसरे लोगों को नहीं दिखेगा।

संदेशों को संक्षेप रखें | Keep messages brief and to the point –

आप अपने मेल लिखते समय उसमे सिर्फ महत्वपूर्ण बातो का ही उल्लेख करें, उनका विवरण सिर्फ जरूरत पढ़ने पर ही दे। मेल लिखने का उद्देश्य शुरू में ही स्पष्ट कर दे। आपकी मेल प्राप्त करने वाले के लिए इससे बुरा कुछ भी नहीं है कि उसे आपके ईमेल का अर्थ या उद्देश्य को समझने के लिए पूरे संदेश को ही पढ़ना पड़े।

बहुत लम्बे ईमेल को अक्सर पूरा नहीं पढ़ा जाता है, कई बार तो व्यक्ति इन्हें पढ़ना ही भूल जाता है

इसलिए आपका ईमेल संदेश संक्षिप्त होना चाहिए और उसमे सभी आवश्यक डाटा एवं बिंदुओं का उल्लेख होना चाहिए।

एक संदेश में कई विषयों पर चर्चा नहीं करे | Don’t discuss multiple subjects in a single message –

यदि आपको एक से अधिक विषय पर चर्चा करने की आवश्यकता है, तो आप हर विषय के लिए अलग से ई-मेल भेजें। यह ईमेल संदेश को संक्षिप्त करता है और आपको उसका उत्तर मिलने की संभावना बढ़ा देता है।

अपनी टोन का ध्यान रखें | Be mindful of your tone –

फेस-टू-फेस बैठकों या फोन कॉल के विपरीत, जो लोग आपके ईमेल संदेशों को पढ़ते हैं

उन्हें आपके पिच, टोन, इन्फ्लेक्शन, बॉडी लैंग्वेज या अन्य गैर-मौखिक संकेतों का पता नहीं लगता है,

अतः आपको सावधान रहने की आवश्यकता है।

आपके ईमेल की गलत टोन से दूसरे लोग बुरा मान सकते हैं।

“रिप्लाई आल” का अधिक उपयोग न करें | Don’t overuse “Reply to all” –

आपको ईमेल का जवाब हमेशा “Reply All” में नहीं करना चाहिए। आपको ईमेल का जवाब सिर्फ मेल भेजने वाले को ही चाहिए।

“Reply All” का उपयोग तभी करें जब आपका जवाब सबको जानना जरूरी है।

“हाई प्रायोरिटी” फ्लैग का अधिक उपयोग न करें | Don’t overuse the “high priority” flag –

अधिकांश ईमेल प्रोग्राम आपको संदेश की प्राथमिकता निर्धारित करने की सुविधा देते हैं।

“High Priority” उन्ही संदेशों के लिए आरक्षित रखे जो वास्तव में बहुत जरूरी हैं।

सब कुछ बड़े अक्षर में न लिखे | Don’t write in ALL CAPS –

अपना ईमेल लिखते समय आपको उचित वाक्य का इस्तेमाल करना चाहिए।

जहाँ तक हो सके CAPS में सब कुछ न लिखे।

यदि आप कुछ बहुत महत्वपूर्ण हाईलाइट करना चाहते हैं

तो केवल कुछ शब्द ही ALL CAPS या महत्वपूर्ण शब्द/लाइनों को हाईलाइट किया जा सकता है।

अपने ईमेल हस्ताक्षर का प्रयोग करें | Use a signature with your contact information –

आपको अपने ईमेल हस्ताक्षर का उपयोग करना चाहिए

जिसका उपयोग ईमेल भेजने और जवाब देने के दौरान दिया जा सकता है।

आपके ईमेल हस्ताक्षर में आपका नाम, पदनाम, कम्पनी का नाम, संपर्क नंबर, ईमेल पता, वेबसाइट आदि का लिंक शामिल हो सकता है।

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